REGULAMIN UDOSTĘPNIANIA ZBIORÓW PAPIESKIEGO INSTYTUTU STUDIÓW KOŚCIELNYCH

§ 1

Obecny Regulamin określa zasady korzystania ze zbiorów Papieskiego Instytutu Studiów Kościelnych.

§ 2

1. Korzystanie z materiałów Instytutu jest bezpłatne,
2. Każdy zgłaszający się wypełnia formularz oraz przedstawia dokument tożsamości i list polecający.
3. W przypadku zamiaru korzystania z archiwaliów zawierających dane prawnie chronione, Instytut może zażądać dodatkowych wyjaśnień lub dokumentów potwierdzających posiadanie uprawnień do zapoznania się z tego typu archiwaliami.
4. Podanie w Zgłoszeniu informacji niezbędnych dla bieżącego zarządzania udostępnianiem materiałów Instytutu jest obowiązkowe.
5. Użytkownik może w każdej chwili zaktualizować dane wpisane w Zgłoszeniu, podając datę modyfikacji.
6. Zgłoszenie jest ważne przez rok od chwili złożenia.

§ 3

1. Zbiory Instytutu udostępnia się w czytelni po uprzednim uzgodnieniu terminu.
2. Użytkownik wyszukuje samodzielnie informacje o materiałach archiwalnych korzystając z pomocy ewidencyjno-informacyjnych (literatura przedmiotu, inwentarze i repertoria Instytutu).
3. Materiały udostępniane są na podstawie Zamówienia użytkownika (rewersu), dostępnego w czytelni oraz na stronie Instytutu.
4. Zamówienia wypełnia się osobno dla każdej jednostki archiwalnej.
5. Użytkownik może zamówić jednorazowo 3 jednostki archiwalne.
6. Materiały zdygitalizowane udostępnia się jedynie w postaci kopii cyfrowych. Korzystanie z oryginałów wymaga zgody Rektora Instytutu.
7. Po każdorazowym zakończeniu pracy, korzystający z materiałów Instytutu przekazuje je pracownikowi czytelni, z dyspozycją ich zwrotu do magazynu lub zachowania w depozycie.

§ 4

1. Użytkownika obowiązuje wyjątkowa troska i dbałość o udostępnione mu materiały.
2. Użytkownik jest zobowiązany do zwrotu materiałów w należytym porządku, nie ingerując w ich wewnętrzny układ.
3. Korzystanie z niektórych materiałów wymaga używania rękawic ochronnych, które zapewnia Instytut.
4. Zabronione jest:

a. wynoszenie z czytelni jakichkolwiek materiałów,
b. spożywanie w czytelni napojów i pożywienia.

§ 5

1. Użytkownik może nieodpłatnie wykonać kopie cyfrowe materiałów Instytutu posługując się własnym sprzętem za zgodą i pod kontrolą pracownika Instytutu, z zastrzeżeniem, że takie samodzielne kopiowanie:

a. jest dopuszczalne w zakresie niekomercyjnego użytku osobistego (np. dla wspierania pracy badawczej użytkownika) i nie ma na celu uzyskania reprodukcji o szczególnych cechach jakościowych, zwłaszcza do celów publicystycznych i wydawniczych,
b. jest prowadzone przy użyciu aparatu fotograficznego w trybie cichym, bez stosowania statywu i dodatkowego oświetlenia oraz bez ingerowania w układ i formę materiałów,
c. nie stanowi ryzyka naruszenia jakichkolwiek praw osób, których dane znajdują się w materiałach archiwalnych.
d. użytkownik przekazuje Instytutowi kopię wykonanych reprodukcji.

2. Kopiowanie materiałów nie będących własnością Instytutu (np. archiwaliów watykańskich, których reprodukcje Instytut posiada) jest możliwe jedynie po uprzednim uzyskaniu zgody właściciela dokumentów (np. Archiwum Watykańskiego lub Biblioteki Watykańskiej).

§ 6

1. Na prośbę użytkownika zainteresowanego publikacją lub prezentacją reprodukcji materiałów archiwalnych będących własnością Instytutu, możliwe jest uzyskanie ich kopii o wysokiej rozdzielczości.
2. Warunkiem takiej publikacji lub prezentacji jest zamieszczenie informacji wg wzoru: „Archiwum Papieskiego Instytutu Studiów Kościelnych, sygn. …”
3. Przy publikowaniu większej ilości ilustracji materiałów archiwalnych wymagana jest dodatkowa umowa wydawnicza.
4. Publikacja edycji tekstu archiwaliów Instytutu wymaga zgody Rektora.
5. Autor jest zobowiązany do dostarczenia dwóch egzemplarzy publikacji, w której wykorzystał materiały archiwalne Instytutu.

§ 7

Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2025 roku.