Katalogi poloników

Zgodnie ze swoją misją Instytut miał odnajdywać polonica w archiwach i bibliotekach, przede wszystkim Stolicy Apostolskiej, ale i innych, oraz sygnalizować ich obecność badaczom. W tym celu założyciel – o. Reczek zaprojektował już pod koniec lat 50. ubiegłego wieku swego rodzaju bazę danych. Informacje zapisane na kartach używanych wtedy do katalogowania bibliotek były uporządkowane w potrójnym kluczu, co dało początek trzem różnym repertoriom: Repertorium chronologicum odnotowuje polonica według dat danego wydarzenia, Repertorium systematicum robi to według haseł tematycznych (powiedzielibyśmy dzisiaj: wg słów kluczowych), zaś Repertorium topographicum w porządku poszczególnych zespołów archiwalnych każdego archiwum i biblioteki, gdzie prowadzono kwerendę.

Każda z kart zawiera podstawowe informacje o dokumencie: autora, datę, adresata (w przypadku korespondencji) oraz sygnaturę pozwalającą na precyzyjną jego lokalizację (nazwa archiwum lub biblioteki, tytuł zespołu archiwalnego, numer jednostki oraz kart lub stron). Nierzadko do dyspozycji badacza jest też regest dokumentu, czy informacja o ew. reprodukcji (jeśli takowa była w posiadaniu Instytutu) oraz odsyłacze ułatwiające poszukiwania na dany temat we wszystkich repertoriach.

Swoistym dopełnieniem był spis mikrofilmów stanowiący de facto czwarte repertorium. Ze względów praktycznych (postępująca digitalizacja mikrofilmów udostępnianych teraz jedynie w formie reprodukcji cyfrowych), na naszej stronie publikujemy jedynie trzy wyżej wspomniane repertoria, zaś uaktualniony spis mikrofilmów udostępniamy w postaci arkusza Excel.