Instytut prowadzi różnorodną działalność  naukową, głównie w zakresie rejestracji, gromadzenia i udostępniania dokumentacji archiwalnej dotyczącej Polski, a zwłaszcza dziejów Kościoła w Polsce, z archiwów watykańskich i włoskich, państwowych i prywatnych. Zajmuje się promocją nauki i  kultury polskiej, na terenie Wiecznego Miasta i Włoch, chociaż zasadniczym kierunkiem prac pozostaje szeroko rozumiana współpraca z krajem i z terenami będącymi w kontakcie kulturalnym z Polską na przestrzeni dziejów.

Dział archiwalny.

Prace były skoncentrowane na przygotowaniu do digitalizacji zbioru taśm mikrofilmowych w Instytucie rzymskim oraz ich kopii w Punkcie Konsultacyjnym w Warszawie. Wykonano pełne zestawienia kwerend i reprodukcji z archiwów watykańskich według działów, w których prace były prowadzone od początku lat 60-tych ubiegłego wieku. Z innych archiwów rzymskich uwzględniono, ponadto, Archiwum Generalne Towarzystwa Jezusowego (ARSI). Dr. Maria Chodyko, po zapoznaniu się ze zbiorami i metodami ich opracowywania przyjętymi przez Instytut rzymski, prowadziła dalsze przygotowania w Warszawie.Uporządkowanie tak znacznego zasobu przewidzianego  wstępnie  do przeniesienia na nośnik elektromagnetyczny okazało się dość skomplikowanym zadaniem. Zbiór wynosi około miliona klatek mikrofilmowych. Znaczna ich część została wykonana blisko pół wieku temu. Upływ czasu oraz  rodzaj użytych taśm sprawiły, że ich digitalizacja będzie napotykała na spore trudności i przynajmniej w części nie będzie możliwa do wykonania aparaturą automatycznie, co znacznie przedłuży czas pracy i zwiększy koszta.

Drugą podjętą inicjatywę  stanowiły przygotowania do wydania drukiem dalszych informacji o zmikrofilmowanych lub sfotokopiowanych przez Instytut procesach informacyjnych  przed nadaniem biskupstw w Polsce z dwóch serii Archivio Segreto Vaticano; Processus Concistoriales oraz Processus Datariae. Wyniki wcześniejszych poszukiwań, prowadzonych przez różne osoby, oraz posiadane reprodukcje, wymagały jeszcze : 1) upewnienia się odnośnie kompletności dotychczasowych kwerend;  2) sprawdzenia w jakim stopniu wyniki kwerend zostały zmikrofilmowane i wprowadzone do prowadzonych w Instytucie repertoriów;  3) ustalenia które z brakujących materiałów należy jeszcze zamówić.

W sumie, wykonano  opisy do repertoriów: mikrofilmowego i topograficznego. Przygotowany też został jeden wspólny indeks nazwisk tak dla części obecnie opracowywanej, obejmującej materiały do 1906 r., jak i  z procesów wcześniejszych, za lata 1588-1875, opublikowanych we współpracy z Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych w: Zeszyt IX. Katalog mikrofilmów i fotokopii poloniców z archiwów zagranicznych, Warszawa 1992.

Podczas realizacji wyżej wymienionych prac sporządzono wykazy przeprowadzonych kwerend, także poza Archiwum Segretum Vaticanum, odnotowanych w ponad 130 zeszytach, przez dotychczasowych współpracowników Instytutu. Prace te w dużej mierze wykonał stażysta Mikołaj Pukianiec.

Skierowane przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych dwie archiwistki: Lidia Potykanowicz-Suda oraz Mariola Szaleniec, kontynuowały dalsze porządkowanie i opracowywanie dużej i różnorodnej spuścizny po Karolu Kleszczyńskim, działaczu politycznym i społecznym, dziennikarzu i wydawcy, zmarłym w Rzymie w 1996 r.  Przeprowadzono segregację wstępną oraz ewidencję w formie spisu roboczego, wcześniej wydzielonych 53 jednostek archiwalnych (281-333),  obejmujących 0,88 mb akt, plus 0,15 akt kopii pism oraz 0,10 mb akt dołączono do teczek  utworzonych w poprzednich latach.

Kontynuowano rozmowy z paru instytucjami krajowymi w sprawie digitalizacji taśm mikrofilmowych, głównie pozyskanych z Archiwów Stolicy Apostolskiej. W tym celu zweryfikowano wykazy taśm mikrofilmowych przekazywanych do Warszawy, od utworzenia Punktu Konsultacyjnego w 1975 r., a następnie ustalono braki na podstawie zbioru podstawowego przechowywanego w Rzymie. Spisano zawartość zeszytów  od nr 120 do 132, z prowadzonych kwerend w latach ubiegłych. Sprawdzono i uzupełniono repertorium topograficzne z Archiwum Kongregacji Propagandy Wiary. Wyjątkowo odnotowywano w nim początkowo jednostki archiwalne przejrzane, chociaż nie znaleziono w nich dokumentacji dotyczącej Polski, względnie z różnych racji, nawet materiałów interesujących nie zmikrofilmowano.

Wstępnie uporządkowano zbiór fotografii ilustrujących działalność Instytutu a także różnych wydarzeń  i osób przebywających w Wiecznym Mieście, lub we Włoszech. Utworzono oddzielną grupę zdjęć dotyczących II Korpusu Armii Andersa oraz polskich cmentarzy wojennych na terenie Włoch.

Szczególne zainteresowanie w tym roku budziły spuścizny:  Kościałkowskiego z Beyrutu, materiały po malarzu Karolu Badurze pozyskane w bieżącym roku od wdowy, dokumentacja II Korpusu,  fenomenu Związku Zawodowego „Solidarnosć”, tak w kraju jak i za granicą, rozmów przedstawicieli Kurii rzymskiej (Poggi, Cassaroli), z rządem w Warszawie, wycinki i dokumentacja życia społecznego zarówno instytucji i ośrodków kościelnych jak i cywilnych, głównie  z terenu Rzymu. Ponadto dwie osoby korzystały z materiałów dotyczących szkoły i Liceum Polskiego w Rzymie w okresie okupacji i w latach powojennych. Do materiałów po malarzu Henryku Siemiradzkim przeprowadzali kwerendy badacze z kraju, a także dyrektor muzeum z Moskwy.

Ponadto kilkanaście osób korzystało do różnych tematów, z materiałów archiwalnych  archiwów Stolicy Apostolskiej, kościelnych, państwowych jak i prywatnych. Nadal Instytut służył konsultacjami i materiałami w kilku sprawach beatyfikacyjnych polskich, a także niepolskich.

Dział  biblioteczny.

Dary i wymiana  od lat stanowią główne źródło nabytków bibliotecznych. Kontynuowano gromadzenie książek, czasopism, fotografii, dokumentów życia społecznego, medali, map, rękopisów i maszynopisów. Większe i cenniejsze dary przekazali H.S., ponad 700 egzemplarzy książek i broszur,  siostra Urszulanka Natalia Rey, pani M. Chmielnicka z Grottaferrata pod Rzymem.

Z uwagi na awarię dotychczasowego sprzętu komputerowego, nastąpiła dłuższa przerwa  w katalogowania nabytków. Przy tej okazji całość dotychczasowych rekordów została przeniesiona do innego, nowszego programu, dostosowanego do czynności bibliotecznych. Nowa baza komputerowa  zawierała pod koniec roku ponad 25.000 rekordów z opisami książek i czasopism o charakterze monograficznym. Nadal część zbiorów jest dostępna w tradycyjnym katalogu kartkowym.

Podobnie jak w roku ubiegłym, zintensyfikowano przekazywanie dubletów i tytułów wychodzących poza profil zbiorów Instytutu, przede wszystkim z bibliotekami i ośrodkami naukowymi w Kraju.  Na samym początku roku z Poznańskiego Instytutu Studiów Kościelnych „Lubranscianum”, dwie osoby wybrały około 800Publikacji, głównie z pozycji wydawanych poza krajem, które przez długi okres nie miały debitu w Polsce. Jeszcze w styczniu Bibliotece „Bobolanum” w Warszawie przekazano 56 dużych kartonów, co w przybliżeniu wynosi około 4000 tysiące pozycji, kilka tytułów czasopism oraz kilkaset płyt vinilowych. Do biblioteki Towarzystwa Chrystusowego w Poznaniu przekazano dalsze 35 dużych kartonów, głównie czasopism ukazujących się poza granicami Polski,  a do Instytutu  Historii Sztuki i Kultury  na Wydziale Historii i Dziedzictwa Kulturowego, Uniwersytetu Papieskiego Jana Pawła II w Krakowie, dalsze ponad 500 pozycji, w tym cennych włoskich albumów sztuki średniowiecznej. Z naszych dubletów skorzystało ponadto kilka innych ośrodków, a także osób prywatnych.

Ze zbiorem podstawowym Instytutu należało uprzednio, sprawdzić odkładane w różnych okresach dublety i pozycje zbędne. Wreszcie, pozostałe publikacje zbędne  należało na nowo uporządkować i spisać przynajmniej tytuły czasopism  celem dalszego zainteresowania nimi stale zgłaszające się instytucje i ośrodki. W pracach tych służyły pomocą panie: Dominika Wronikowska i Wiesława Cichosz. Wstępnie opracowano zdjęcia z dotychczasowej działalności naszej placówki, a także odnoszących się do działań wojennych i szkolnictwa  II Korpusu, Armii Andersa na terenie Włoch.

Publikacje Instytutu.

W publikowanych materiałach z sympozjum zorganizowanego przez Ignatianum w Krakowie, na temat działalności specjalnego wysłannika Ojca świętego do Szwecji i Moskwy, Antonio Possevina, znalazł się referat H. Fokcińskiego: Polonica possevianiana. Uwagi o ważniejszych polskich kwerendach i publikacjach źródeł. Kraków 201 ss. 185-198.

 Z dużym opóźnieniem ukazał się też referat wygłoszony w Mińsku: Sługa Boży Zygmunt Łoziński. Biskup miński i piński, praca zbiorowa: Od Kijowa do Rzymu. Z dziejów stosunków Rzeczypospolitej ze Stolicą Apostolską i Ukrainą. Białystok 2012 ss. 913-928.

W Roczniku Polskiego Towarzystwa Naukowego na Obczyżnie . Rok 2010/2011, oprócz Sprawozdania z działalności Papieskiego Instytutu Studiów Kościelnych w Rzymie za rok 2011, ss. 271-277,tenże autor opublikował opracowanie: Błogosławiony Jan Paweł II wśród swoich błogosławionych i świętych. Londyn 2012 ss. 104-114.

W związku ze staraniami o zmianę błędnej informacji umieszczonej na tablicy znajdującej się w Stacji Polskiej Akademii Nauk w Rzymie, określającej jej bibliotekę jako najstarszą bibliotekę polską w Rzymie, pomijając trzy stulecia biblioteki przy Kościele i Hospicjum polskim Stanisława Hozjusza w Rzymie, ks. Fokcinski ogłosił artykuł pod tytułem: Nie wszystko złoto, co się świeci, w: Polonia Włoska. Biuletyn Informacyjny nr 62/63, 2012 ss. 44-45.

W oficjalnym podręczniku Kongregacji do spraw kanonizacyjnych pod tytułem Le cause dei santi, Editrice Vaticana 2012, ed. 2, opracował problematykę: Il culto delle reliquie ss. 183 – 198.

Ponadto do druku złożono:

• La Santa Sede ed il Cardinale Mindszenty a proposito dei nuovi documenti pubblicati da p. Adam Somorjaj OSB. Referat przygotowany na międzynarodowe convegno zorganizowane przez Accademia d’Ungheria in Roma.
• Sprawozdanie z działalności Papieskiego Instytutu Studiów Kościelnych w Rzymie –  na zjazd Związku Polaków we Włoszech.
• Possibilità di concezioni pluralistiche in base alla ricerca nella collezione dell’Archivio Romano della Compagnia di Gesù (ARSI) – Stacja Polskiej Akademii Nauk Rzym.
• Czynności podejmowane w Kurii rzymskiej przed nadaniem beneficjów konsystorialnych oraz informacje o zachowanej dokumentacji do początków XVII wieku. Opracowanie na sympozjum: Biskupi poznańscy 20 X 2012.
• Ustanawianie biskupów w Polsce w pierwszej połowie XV wieku. Uwagi na marginesie publikacji T. Graffa – dla Nasza Przeszłość.
• Procedura delle cause di beatificazione e canonizazione nella fase romana alla luce dell’attuale diritto canonico.  Stacja Polskiej Akademii Nauk Rzym.
• Sprawozdanie z działalności Papieskiego Instytutu Studiów Kościelnych w Rzymie – dla Rocznika Polskiego Towarzystwa Naukowego na Obczyźnie za rok 2011
• Bibliografia JPII. Omówienie dotychczasowych tomów wydanych przez Instytut Dokumentacji i Studiów Jana Pawła II. Fundacja JPII w Rzymie.
• W przygotowaniu obchodów Millennium Chrztu Polski. Powstanie Papieskiego Instytutu Studiów Kościelnych w Rzymie. Opracowanie przygotowane na  32 Zjazd Stałej Konferencji Muzeów, Archiwów i Bibliotek Polskich poza Krajem.

Pod WWW.poloniaeuropae.eu są dostępne:

• L’attività dei cappellani militari nell’Armata Polacca creata in Unione Sovietica, che combatté in Italia negli anni 1944-1945.
• Le pubblicazioni della Sezione cultura e stampa del Secondo Corpo d’armata polacco.
• Na stronie internetowej Związku Polaków we Włoszech

http://62.121.143.165/?page id=592   podane zostały informacje bieżące o działalności Instytutu.

 Referaty,wykłady, wywiady.

Oprócz wyżej wymienionych sympozjów, różnego typu convegno i konferencji, dyrektor Instytutu wygłosił następujące referaty:

• Lubiń   –  O stanie przygotowań do beatyfikacji Bernarda z Wąbrzeźna.
• Poznań – O polonicach w Archiwach Stolicy Apostolskiej.
• Rzym  –  I martiri del XX secolo nei paesi europei centro-orientali.
• Rzym  –  Na zjeżdzie ZPweW. o działalności Instytutu.

Kontynuował wykłady na Fakultecie Prawa Kanonicznego Uniwersytetu Gregoriańskiego w Rzymie z zakresu spraw kanonizacyjnych.

Udzielił kilka wywiadów  m.in. na temat kanonizacji Jana Pawła II, o inwigilacji środowiska polonijnego w Rzymie, rozmów przedstawicieli Stolicy Apostolskiej z rządem w Polsce.

Uczestniczył w imprezach organizowanych przez ośrodki polskie (często biorąc udział w dyskusjach): Duszpasterstwo polskie przy Botteghe Oscure, Stację Polskiej Akademii Nauk w Rzymie, Instytut Polski w Rzymie, Fundację im. Z. Umiastowskiej i  Ambasadę Rzeczypospolitej Polskiej względnie przy Stolicy Apostolskiej oraz niektórych organizowanych przez instytucje nie polskie.

Współpraca z instytucjami i ośrodkami naukowymi.

W różnorodnej formie kontynuowana była współpraca z Congregazione delle cause dei santi. Dyrektor nadal prowadzi jedną sprawę do beatyfikacji i służy stałą pomocą w kilku dalszych.  Tak w sprawach polskich jak i obcych szereg osób stale zwraca się po informacje i pokierowanie starań na etapie dochodzenia diecezjalnego.

W roku sprawozdawczym wyjątkowo ożywiły się kontakty z uniwersytetami państwowymi jak i kościelnymi na terenie Włoch. Dotyczy to, przede wszystkim, konsultacji przy pisaniu prac do stopni, głównie doktorskich, z zakresu historii Polski, czy Kościoła w Polsce, i obszarach pozostających w bliskich kontaktach w  przeszłości. Niekiedy jest właściwym kierownikiem, choć nieformalnym w zakresie kwestii łączących się z  archiwaliami watykańskimi, a zwłaszcza procedur aktualnych i dawnych Kongregacji do spraw kanonizacyjnych.

Została podpisana umowa o ściślejszej współpracy z ośrodkiem „Ukrainicum” na Katolickim Uniwersytecie Lubelskim.

Instytut służył różnorodną pomocą w przygotowaniu opracowań naukowych i popularnych, artykułów, haseł bio-bibliograficznych.  Specjalną grupę osób stanowią naukowcy i stażyści rozpoczynający kwerendy, zwłaszcza w archiwach watykańskim. W tym wypadku służymy zbiorami specjalistycznymi jak i reprodukcjami, głównie mikrofilmami, z odszukanych już i częściowo opracowanych polonikach w repertoriach prowadzonych w Instytucie..

Do odnotowania jest szeroka współpraca z Fundacją im. Z. Umiastowskiej, zwłaszcza w zakresie przygotowywanych publikacji i Biuletynu Polonia Włoska. Podobnie o wiele bardziej zostały rozbudowane kontakty z Biblioteką i Centrum Polskiej Akademii Nauk w Rzymie. Z instytucji niepolskich należy wymienić wyjątkowo ożywioną współpracę w minionym roku z węgierską Akademią Nauk w Rzymie oraz Uniwersytetem Gregoriańskim.

Punkt Konsultacyjny w Warszawie.

Trwały prace wykończeniowe  oraz uzupełnianie wyposażenia po przeprowadzce do nowego lokalu, znacznie obszerniejszego, korzystniej usytuowanego w lokalu  przy Bibliotece Wydziału Teologicznego ks. jezuitów w Warszawie przy ul. Rakowieckiej 61.

Przeprowadzono skontrum całego zbioru mikrofilmów przesyłanych od 1975 roku. Przez blisko 20 lat  miało to raczej charakter przemycania. Skutkiem tego część materiałów w ogóle nie dotarła do Punktu lub była zatrzymywana przy kontrolach. Pomimo obietnic władz rządowych wywoływało to chaos i niezgodność w rejestracji prowadzonej w Rzymie i w Warszawie.

Najważniejszym zadaniem Punktu Konsultacyjnego pozostaje udostępnienie zbiorów taśm mikrofilmowych, posiadanej literatury oraz kontakt z Instytutem w Rzymie. W roku sprawozdawczym korzystało przez 54 dni 21 osób z reprodukcji, wykorzystując około 110 szpul mikrofilmów. Poza jedną osobą poszukującą materiałów do pracy magisterskiej pozostali korzystali z materiałów do prac doktorskich, habilitacji lub byli to naukowcy z tytułem profesora. Oprócz Polaków z wyższych uczelni akademickich korzystali także cudzoziemcy: z Anglii, Białorusi, Bułgarii, Litwy, Ukrainy, Włoch. Należy podkreślić, że już,od jakiegoś czasu, z reprodukcji w Punkcie Konsultacyjnym korzysta więcej osób aniżeli w centrum rzymskim. Tutaj na ogół kwerendziści preferują  kontakt z oryginałami w poszczególnych archiwach. Do Instytutu zwracają się najczęściej po odnośne informacje i konkretne sygnatury. Szereg próśb załatwiono drogą telefoniczną lub elektroniczna. Do centrali w Rzymie wysłano ponad 60 e-maili, ale korzystano też z poczty tradycyjnej.

Dużą pomocą kierowniczce Punktu mgr Teresie Jastrzębskiej służyła kuzynka Agnieszka Jastrzębska. Starania o przygotowanie materiałów do digitalizacji oraz stroną organizacyjną i nawiązaniem bliższych kontaktów z kompetentnymi ośrodkami w kraju, przejęła p. dr Maria Chodyko, pracownik archiwum Prowincji Wielkopolsko-Mazowieckiej Towarzystwa Jezusowego. Przez trzy tygodnie zapoznawała się z metodami przyjętymi w Instytucie rzymskim.